Objetivo del puesto
Buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) y de Operaciones Comerciales organizado(a), detallista y proactivo(a) para apoyar la operación diaria de una empresa dedicada a la comercialización de productos perecederos.
La posición será responsable de ejecutar y dar seguimiento a procesos administrativos y operativos relacionados con ventas, compras, cartera, facturación, tesorería, inventarios y proveedores, asegurando que las actividades se realicen de manera oportuna y que las transacciones cuenten con el debido soporte y registro.
Responsabilidades principales
- Gestionar la compra de insumos de oficina y bodega, previa aprobación, garantizando su disponibilidad oportuna.
- Revisar las facturas de compra y validar su correspondencia con las cotizaciones, precios y condiciones previamente aprobadas.
- Elaborar cheques, registrar consignaciones y generar cuentas de cobro de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Organizar y presentar las facturas para revisión y aprobación de Gerencia.
- Realizar seguimiento a la cartera de los vendedores, verificando que se efectúe oportunamente la gestión de cobro de las cuentas de sus clientes.
- Mantener actualizados los registros relacionados con las cuentas por cobrar y realizar seguimiento a su estado.
- Monitorear los cupos de crédito de los clientes, verificando que se encuentren dentro de los límites aprobados y de las condiciones requeridas para mantener la cobertura del seguro de crédito.
- Realizar seguimiento a la vigencia de pólizas y seguros asociados a la operación, gestionando oportunamente sus renovaciones.
- Identificar y gestionar proveedores de acuerdo con las necesidades de la organización.
- Registrar, consolidar y reportar los gastos realizados mediante tarjetas de crédito corporativas, garantizando el soporte adecuado de cada transacción.
- Archivar las órdenes de venta firmadas y sus respectivos soportes, garantizando la correcta trazabilidad y disponibilidad de la información.
- Diligenciar y mantener actualizados los registros relacionados con productos dados de baja, mantenimiento de equipos y conteos de inventario.
- Mantener actualizados los formatos, registros y soportes requeridos por el sistema de certificación PrimusGFS.
- Recopilar y consolidar información financiera y operativa para la elaboración de indicadores y flujo de caja como insumo para los reportes semanales.
- Revisar la documentación requerida para la creación y vinculación de nuevos proveedores, verificando el cumplimiento de los requisitos definidos por la empresa.
- Mantener actualizada la documentación y los registros de proveedores.
- Brindar apoyo administrativo a las áreas de ventas, compras, finanzas y operaciones según las necesidades de la compañía.
Requisitos
- Técnico, tecnólogo o formación equivalente en Administración, Contabilidad, Logística, Comercio Exterior o áreas relacionadas; o profesional en formación.
- 1 a 2 años de experiencia en cargos administrativos, facturación, cartera, compras o áreas relacionadas.
- Español nativo o fluido e inglés intermedio (B1) para comunicación por correo electrónico y llamadas con clientes y proveedores.
- Excel intermedio, incluyendo manejo de filtros, BUSCARV/XLOOKUP y organización de información.
- Experiencia en QuickBooks u otro software contable, así como en sistemas de inventario o ERP.
- Contar con autorización legal para trabajar en Estados Unidos.
Requisitos deseables
- Mínimo 6 meses de experiencia en empresas importadoras, comercializadoras o distribuidoras de frutas y vegetales, flores, alimentos u otros productos perecederos.
- Conocimientos básicos de cadena de frío y rotación de inventarios (FIFO).
- Experiencia en ambientes operativos de ritmo dinámico, donde sean fundamentales la organización, precisión y seguimiento de múltiples procesos.
Perfil que buscamos
- Alta atención al detalle y orientación a la precisión.
- Excelente capacidad de organización y seguimiento.
- Capacidad para manejar varias tareas simultáneamente y cumplir con los tiempos establecidos.
- Proactividad y capacidad para resolver situaciones operativas.
- Buen manejo y organización de documentación y registros.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma y colaborar con diferentes áreas de la organización.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $3,000.00 al mes
Beneficios:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
